lunes, 28 de marzo de 2011

¿Por qué no se es productivo cuando se trabaja por medios virtuales?... Algunos consejos jamás sobran


Las 2 Mejores Herramientas de Productividad para Bloggers


Herramientas Productividad


Creative Commons License photo credit: Robby Mueller

¿No te ha pasado que después de un día de trabajo frente al ordenador al final parece que no hayas hecho suficiente? A mí al menos me ha pasado muchas veces y me sigue pasando de tanto en cuando. Las claves para solucionar este problema están en la correcta distribución de tareas y en la optimización del uso del tiempo disponible. El tiempo bien gestionado da para mucho. En este post comparto contigo las 2 herramientas que utilizo para ser más productivo en mi actividad como blogger.

Nota: Lo aquí explicado y las 2 herramientas son de utilidad para cualquier trabajo que desempeñes frente al ordenador, aunque funcionan especialmente bien para aquellos que, como los bloggers, tengas que hacer múltiples tareas  en un corto espacio de tiempo.

Los bloggers y el caos

Los bloggers, si queremos progresar en nuestra actividad, tenemos que hacer en un mismo día múltiples tareas: escribir posts, editarlos y publicarlos; actualizar nuestras cuentas de Twitter y Facebook; conectar con otros bloggers; publicar los posts en agregadores de contenidos; mirar el correo y responder emails; aceptar y responder los comentarios que recibimos en el blog; etc.

Yo, por ejemplo, escribo una media de 4-5 posts diarios y trato de ser alguien activo en las redes sociales y mantenerme accesible a los que me siguen. A parte de mi actividad como blogger tengo un trabajo, me gusta mantener saludable mi vida social, trato de hacer ejercicio con regularidad y siempre tengo un rato para el ocio. Si no fuera ordenado y no aplicara los consejos que abajo te cuento mi vida sería un caos. El que más y el que menos todo blogger ha pasado por algo parecido. Yo mismo lo he experimentado en mis carnes en multitud de ocasiones. Es por eso que creo que los bloggers somos un colectivo especialmente expuesto a la dispersión y al mal uso del tiempo.

El problema: el mal uso del tiempo disponible

El secreto, si se le puede llamar así, de la gente productiva es que optimizan el uso del tiempo que tienen disponible. Mucho o poco tiempo disponible poco importa si no se utiliza este con cabeza. Veamos cuales son las principales causas de que el tiempo pase sin que cundan los resultados de nuestro trabajo
  • Distracciones online: Facebook, Twitter, Messenger, Skype, Blogs, música que no nos ayude a concentrarnos, Email, etc.
  • Distracciones offline: ruidos y voces, hambre, sed, molestias físicas como dolor de espalda, objetos o personas en movimiento en nuestro campo de visión, teléfonos, etc.
  • No priorizar de antemano las tareas a realizar. Idealmente las más importantes van primero y son a las que deberías dedicar tu mejor esfuerzo. Recuerda de Regla 80/20.
  • No tener claro que tarea toca llevar a cabo en cada momento. Lo peor que se puede hacer es dejarse llevar sin tener una planificación de tareas para el día (y para la semana). Hemos de poner límites bien definidos a nuestra libertad en el uso del tiempo si queremos ser productivos. Un barco sin rumbo fijo difícilmente llegará a buen puerto. Dicho en otras palabras: planifica tu día y actúa según lo planificado.

La Solución

Dicho esto, la solución al problema del mal uso del tiempo disponible no podía ser otra que hacer lo siguiente:
  • Elimina las distracciones online.
  • Minimiza las distracciones offline.
  • Prioriza de antemano las tareas que has de realizar durante el día y la semana. Las tareas más importantes suelen ser aquellas que no reportan un beneficio inmediato y las que más resistencia manifiesta tu cerebro antes de ponerte con ellas.
  • Organiza y ten a la vista las tareas que has de hacer en cada momento.
  • Delimita el tiempo que dedicas a cada tara de antemano y cúmplelo a rajatabla. Aplica la Ley de Parkinson, es decir, acorta el tiempo para cada tarea a lo estrictamente necesario. A medida que mejores con esa tarea reduce el tiempo que le dedicas.
  • Ahora toca ponerse manos a la obra y ejecutar lo planeado.
Importante: por más tareas que tengas que hacer en un mismo día trata de evitar siempre la multitarea (hacer más de una tarea en un mismo espacio de tiempo). En vez de eso, una tarea a la vez. Sé que puedo resultar obvio pero créeme que a veces lo hacemos sin darnos cuenta. La multitarea mata la productividad.

Las 2 herramientas de productividad para bloggers

Bueno y llegamos al fin a las herramientas de las que hoy te quiero hablar y que te van a permitir aplicar esos consejos explicados arriba.

1. Google Calendar

Yo tengo como página de inicio a Google Calendar, un servicio gratuito de Google que me permite ver mi agenda de tareas ordenadas por horas y colores. Es ideal para los que trabajamos frente al ordenador. Poder ver la tarea que toca hacer en cada momento sin tener que sacar una agenda física o buscar un archivo en el PC es un lujo que hay que aprovechar. Es por ello que la he puesto como página de inicio, así siempre la tengo delante cuando abro el navegador. De lo contrario ni la buscaría por pereza u olvido. Pruébalo unas semanas a ver que tal te funciona.

2. Online StopWatch


Online StopWatch es un cronómetro online que te permite 2 modos de uso diferentes: (1)la cuenta hacia delante (uso típico); y (2), y el uso que más nos interesa, la cuenta hacia atrás. Esta herramienta es ideal si se utiliza combinada con Google calendar.

Primero miras la tarea a realizar en Google calendar y luego te vas al cronómetro, le das a la opción count down, pones el tiempo disponible que tienes para esa tarea concreta, de das aset y a start y listos. Ya puedes ponerte manos a la obra.

Sólo una pega: cuando el cronómetro llegue a 00:00 sonará una alarma que es bastante molesta, por lo que una de dos, o acabas antes del tiempo fijado y así puedes desconectar la alarma o bajas el volumen de tus altavoces, de lo contrario te puedes llevar un buen susto.